El Comercio Exterior
El mundo del comercio exterior tiene tanto de ancho como de largo. Muchos pasos se deben cumplir en una compañía para ejecutar una importación o exportación. Diversas áreas deben estar involucradas y personas muy bien capacitadas deben cumplir con cada paso del proceso para que la mercancía llegue a buen puerto.
Además de los pasos que se deben ejecutar hay una reglamentación detallada que se debe cumplir. Hay un lenguaje común que todas las partes involucradas deben comprender: compañías nacionales y extranjeras, agencias de aduana, compañías de transporte, entes de control.
Por control interno de cada compañía, debe haber una trazabilidad y un compliance que asegure que cada importación o exportación está totalmente respaldada por sus documentos soporte y dentro del marco normativo.
Todo esto es un excelente caso para aplicar la metodología BPM (Bussines Process Management), que es la aplicación de tecnología a un proceso de negocio que incluye diversos actores, procesos estandarizados y muchas personas de diversas áreas aprobando o desaprobando pasos.
Comercio Exterior y BPM
Veamos a continuación un proceso de importación que ya está totalmente aplicado al software Sherpaths BPM:
En la columna izquierda están todos los procesos macro que se deben llevar a cabo en un proceso de importación (se pueden incluir o quitar procesos según los estándares de tu compañía). Al dar clic en cada uno de estos macroprocesos, se desplegarán los estados de cada proceso que se deben cumplir para que una mercancía cumpla todo el flujo de importación:
En Sherpaths BPM se configura todo el proceso, se involucran a todas las áreas y se crean todos los usuarios que tendrán un rol transaccional o simplemente de revisión de todo el proceso.
Lo que permite Sherpaths BPM es acompañar todo el proceso de comercio exterior llevando una trazabilidad completa del negocio con cada paso y todos los documentos que hacen parte de una importación. Cada importación realizada la llamaremos un expediente. Así cada parte sabrá qué hacer con bandejas de entrada a la medida de cada área y usuario, tus partes interesadas podrán ver en qué estado se encuentra su importación y lo más importante tendrás pleno control y trazabailidad de cada expediente para cuando llegue la DIAN a preguntar por x proceso (como suele hacerlo) tengas toda la información clara, organizada y segura.
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Todo el proceso genera alertas automáticas y notificaciones vía correo o Whatsapp.
El ejemplo expuesto incluye el proceso de importación, pero bien puedes configurar todo el proceso de exportación de tu compañía o cualquier otro proceso de comercio exterior y verlo también en la siguiente imagen al ingresar a Sherpaths BPM:
En el home de Sherpaths BPM, seleccionas el proceso que cada usuario desea o puede gestionar según lo que definas en tu compañía. Para el caso de estudio, el proceso de importaciones de la compañía DEMO tiene 14 expedientes en proceso y cada uno de estos tiene tareas que se deben ejecutar.
Todo lo que ves es conocimiento del comercio exterior aplicado a la tecnología Sherpaths BPM. Y este conocimiento es gracias a nuestra empresa aliada Hernandez y Abogados, experta en todo el mundo de comercio exterior y con quienes estamos desarrollando cada uno de estos procesos para que todas las compañías colombianas automaticen sus procesos de comercio exterior y lleven un control certero de sus compañías con tecnología de punta y de fácil acceso para todos.
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