Cualquier empresa colombiana que tenga una cuenta de compensación debe transmitir los movimientos y saldos de su cuenta mensualmente al Banco de la República y trimestralmente a la DIAN. En el caso de Protección debe transmitir no solo una, sino muchas cuentas, esto hace que sea un proceso delicado y, si es manual, muy complejo e implica un riesgo para la empresa.

Todo el manejo manual de los reportes implicaba un riesgo latente de sanciones por parte de los entes de control, trabajo operativo largo e ineficiente en hojas de cálculo en equipos locales, sin capacidad para escalar o hacer nuevos movimientos de negocio en sus muchas cuentas de compensación a nivel mundial e inestabilidad ante cualquier cambio normativo, que debían estudiar individualmente y aplicar en sus cálculos manuales, generaban fragilidad en el proceso.

En el año 2011, Protección encontró Protección en Akountik Cuentas de Compensación.

Con sus datos totalmente protegidos en una nube confidencial, Protección llevó todo su proceso operativo de hojas de cálculo en equipos locales, a una aplicación que automatizó el proceso completamente de principio a fin. Además, el proceso fue implementado en solo un mes sin ningún costo de licencia de software al frente.

Diez años después Protección lleva un control eficiente de sus cuentas de compensación, con las siguientes mejoras sustanciales:

Reducciones de tiempo:

• Banco de la República: Protección pasó de 24 horas al mes a solo una hora al mes para la transmisión del Formulario 10.
• Transmisión a la DIAN: Protección pasó de una semana completa de trabajo manual de dos personas a solo 4 horas de una persona en el trimestre.
• Información protegida y confidencial: Pasó de tener información expuesta y vulnerable en equipos locales sin trazabilidad a tener información protegida con estándares de seguridad mundial, confidenciales y con copias permanentes de seguridad.
• Automatización del proceso: se acabó el estrés por errores en la digitación que podrían generar riesgos de sanciones.
• Tarifa en modalidad de Software as a Service: tarifa mensual en la modalidad de arrendamiento sin costos ocultos de soporte.
• Eficiencia operativa: el proceso lo genera una sola persona que hoy es más eficiente con trabajos esenciales de toma de decisión en el día a día.
• Actualizaciones normativas: encontraron conocimiento compartido, dado que todas las actualizaciones normativas están incluidas en su pago mensual.

Por todos estos beneficios nos gusta decir que PROTECCIÓN encontró protección contando con un proceso actualizado para las demandas de su día a día. Lo más importante es que Protección comprendió el camino de la transformación digital hace 10 años y hoy sus procesos son mucho más maduros y eficientes.